Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.
Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.
Нотаріальне посвідчення документів проводиться у приміщенні консульського відділу у години прийому відвідувачів.
УВАГА! Консульські послуги надаються лише за попереднім онлайн-записом: https://id.e-consul.gov.ua/
Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього документів: особистої заяви щодо вчинення нотаріальної дії з усіма необхідними копіями документів у додатку, чинного паспорта громадянина України для виїзду за кордон, попередньо підготовленого до посвідчення документу та сплати консульського збору.
Текст документа для посвідчення готується у форматі Word і подається до консульства в електронному вигляді на флеш-носії або надсилається на електронну адресу [email protected] з приміткою у темі повідомлення «нотаріат» та датою запланованого вчинення дії згідно з даними попереднього запису.
Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України. У цьому випадку необхідно повторно здійснити попередній запис на прийом і призначити нову дату вчинення нотаріальної дії.
Нотаріально посвідчувані доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчиняє нотаріальні дії.
Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем або чорнилами, що зникають.
Під час звернення необхідно пред’явити такі документи:
При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу заявника.
Встановлення особи громадянина України здійснюється за чинним паспортом громадянина України для виїзду за кордон.
Встановлення особи іноземця здійснюється за паспортним документом, оформленим відповідними органами держави громадянства. При цьому обов’язковим є надання нотаріально засвідченої копії такого документа з проставленим на ній штампом «Апостиль» та перекладом на українську мову, що також посвідчується штампом «Апостиль».
Допущення помилки у документах, що подаються до консульства для посвідчення, майже завжди призводить до неможливості їх подальшого використання і, як наслідок, - необхідності оформлення нового документа та повторної сплати консульського збору.
У цьому зв'язку рекомендується:
проект документа, що подається для посвідчення, попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються до Посольства за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, хибно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють документ, який не задовольняє вимог нотаріальної контори);
перед підписанням оформленого документа дуже уважно та ретельно прочитати текст доручення чи заяви, та у разі виявлення неточностей, розбіжностей, помилок чи необхідності доповнень – виправити/доповнити документ і подати консулу для доопрацювання.
УВАГА! Своїм особистим підписом заявник підтверджує вірність викладеного в тексті і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними!
Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консулом, внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консулом - Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.
Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе виключно заявник.
ДОВІРИТЕЛЬ ВІДПРАВЛЯЄ ДОВІРЕНІЙ ОСОБІ В УКРАЇНУ ОРИГІНАЛИ ОФОРМЛЕНИХ В ПОСОЛЬСТВІ ДОВІРЕНОСТІ ТА ЗАЯВИ НА ВНЕСЕННЯ ДОВІРЕНОСТІ ДО ЄДИНОГО РЕЄСТРУ ДОВІРЕНОСТЕЙ.
ДОВІРЕНА ОСОБА ПЕРЕД ТИМ, ЯК ВИКОРИСТОВУВАТИ ДОВІРЕНІСТЬ, МАЄ ЗАРЕСТРУВАТИ ЇЇ У БУДЬ-ЯКОГО НОТАРІУСА В УКРАЇНІ. ПІСЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ ДОВІРЕНА ОСОБА МОЖЕ ПРИСТУПАТИ ДО ВИКОНАННЯ ПОВНОВАЖЕНЬ, ПОКЛАДЕНИХ НА НЕЇ ДОВІРИТЕЛЕМ.